Über Ihr nächstes Treffen

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Ich habe in letzter Zeit viel über Meetings nachgedacht. Seths Post am jährliche Firmenveranstaltungen hat mich dazu inspiriert, diesen Beitrag zu formulieren. Als Person mit einem Geschäft von einem Mitarbeiter muss ich absolut vorsichtig sein, an wie vielen Besprechungen ich teilnehme, die keine Einnahmen generieren.

Jeden Tag werde ich zu einem Meeting eingeladen - normalerweise zu einer Tasse Kaffee oder einem Mittagessen. In den meisten Fällen handelt es sich um professionelle Beziehungen oder sogar um Leads, sodass keine Einnahmen generiert werden heute, aber morgen kann es zu etwas führen. Diese Meetings sind unglaublich aufregend… in der Regel Brainstorming oder Strategieentwicklung über ein Unternehmen, dessen Marketing oder eine Technologie auf dem Vormarsch.

Das ist ganz anders, als wenn ich in großen Unternehmen gearbeitet habe, die täglich Meetings abgehalten haben. Meetings in Unternehmen sind teuer, unterbrechen die Produktivität und sind oft eine absolute Zeitverschwendung. Hier sind die Arten von Besprechungen, die die Unternehmenskultur schädigen:

  • Treffen abgehalten, um einen Konsens zu finden. Möglicherweise haben Sie jemanden eingestellt, der für die Erledigung der Aufgabe verantwortlich ist. Wenn Sie ein Meeting abhalten, um sich für sie zu entscheiden… oder schlimmer noch… um ihnen die Entscheidung zu nehmen, machen Sie einen Fehler. Wenn Sie der Person nicht vertrauen, dass sie die Arbeit erledigt, entlassen Sie sie.
  • Treffen zur Verbreitung des Konsenses. Dies ist ein bisschen anders… normalerweise vom Entscheidungsträger gehalten. Er oder sie ist nicht zuversichtlich in ihre Entscheidung und hat Angst vor den Auswirkungen. Indem sie ein Meeting abhalten und vom Team einen Konsens erhalten, versuchen sie, die Schuld zu verbreiten und ihre Rechenschaftspflicht zu verringern.
  • Treffen, um Treffen zu haben. Es gibt nichts Schlimmeres, als den Tag einer Person für das tägliche, wöchentliche oder monatliche Meeting zu unterbrechen, bei dem es keine Tagesordnung gibt und nichts passiert. Diese Meetings sind für ein Unternehmen unglaublich teuer und kosten oft Tausende von Dollar.

Jedes Meeting sollte ein Ziel haben, das nicht unabhängig erreicht werden kann… vielleicht Brainstorming, Übermittlung einer wichtigen Nachricht oder Aufschlüsselung eines Projekts und Zuweisung von Aufgaben. Jedes Unternehmen sollte eine Regel festlegen - ein Meeting ohne Ziel und Tagesordnung sollte vom eingeladenen Teilnehmer abgelehnt werden.

Vor vielen Jahren habe ich eine Führungsklasse durchlaufen, in der sie uns beigebracht haben, wie man Meetings abhält. Das mag lustig klingen, aber die Kosten für Besprechungen mit großen Organisationen sind erheblich. Durch die Optimierung jedes Meetings haben Sie Geld und Zeit gespart und Ihre Teams aufgebaut, anstatt sie zu verletzen.

Teambesprechungen hatten einen Leiter, a Schreiber (um sich Notizen zu machen), a Zeitnehmer (um sicherzustellen, dass das Treffen pünktlich war) und a Torhüter (um beim Thema zu bleiben). Der Zeitnehmer und der Torhüter wechselten jede Besprechung und hatten die volle Befugnis, Themen zu ändern oder eine Sitzung zu beenden.

Die letzten 10 Minuten jedes Meetings wurden verwendet, um eine zu entwickeln Aktionsplan. Der Aktionsplan hatte 3 Spalten - Wer, was und wann. In jeder Aktion wurde definiert, wer die Arbeit erledigen würde, was die messbaren Ergebnisse waren und wann sie sie haben würden. Es war die Aufgabe der Führer, die Menschen für die vereinbarten Ergebnisse zur Rechenschaft zu ziehen. Durch die Einführung dieser Regeln für Besprechungen konnten wir die Unterbrechung von Besprechungen ändern und sie produktiv machen.

Ich fordere Sie auf, über jedes Meeting nachzudenken, ob es Einnahmen generiert, ob es produktiv ist und wie Sie sie verwalten. Ich benutze Kalender, um meine Besprechungen zu planen und frage mich oft, wie viele Meetings ich tatsächlich hätte, wenn Sie eine Gebühr per Kreditkarte bezahlen müssten, um sie zu planen! Wenn Sie Ihr nächstes Meeting aus Ihrem Gehalt bezahlen müssten, hätten Sie es dann noch?

3 Kommentare

  1. 1

    Doug, ich möchte ein Treffen mit Ihnen vereinbaren, um mehr darüber zu diskutieren. 🙂

    Ich hörte einmal einen Komiker sagen, dass Meetings in den USA viel schneller verlaufen würden, wenn der Veranstalter das Meeting gerade damit beginnen würde, dass er alle auffordert, die Hand zu heben, wenn sie noch an dem arbeiten, woran sie gestern gearbeitet haben.

  2. 2

    Awesome post! The “all meetings are optional” philosophy is actually a guidepost of a ROWE, which my company has been enjoying for a couple of years now. So many of us place value on the wrong things, like “face time”, or filling a chair at a preset time. Meetings and face time are great and have value in the right context but we should not allow these things to give us the illusion of productivity when it doesn’t make sense.

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