Über Ihr nächstes Treffen

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Ich habe in letzter Zeit viel über Meetings nachgedacht. Seths Post am jährliche Firmenveranstaltungen inspirierte mich, diesen Beitrag zu formulieren. Als Person mit einem Unternehmen mit einem Mitarbeiter muss ich absolut aufpassen, wie viele Meetings ich besuche, die keinen Umsatz generieren.

Jeden Tag werde ich zu einem Meeting eingeladen – typischerweise eine Tasse Kaffee oder ein Mittagessen. Meistens handelt es sich um berufliche Beziehungen oder sogar um Leads, sodass sie keine Einnahmen generieren heute, aber morgen kann es zu etwas führen. Diese Meetings sind unglaublich aufregend… in der Regel Brainstorming oder Strategieentwicklung über ein Unternehmen, dessen Marketing oder eine Technologie auf dem Vormarsch.

Das ist ganz anders, als wenn ich in großen Unternehmen gearbeitet habe, die täglich Meetings abgehalten haben. Meetings in Unternehmen sind teuer, unterbrechen die Produktivität und sind oft eine absolute Zeitverschwendung. Hier sind die Arten von Besprechungen, die die Unternehmenskultur schädigen:

  • Treffen abgehalten, um einen Konsens zu finden. Die Chancen stehen gut, dass Sie jemanden eingestellt haben, der für die Erledigung der Arbeit verantwortlich ist. Wenn Sie ein Meeting abhalten, um für sie zu entscheiden… oder noch schlimmer… um ihnen die Entscheidung abzunehmen, machen Sie einen Fehler. Wenn Sie der Person nicht zutrauen, die Arbeit zu erledigen, dann feuern Sie sie.
  • Treffen zur Verbreitung des Konsenses. Dies ist ein bisschen anders… normalerweise vom Entscheidungsträger. Er oder sie ist nicht zuversichtlich in ihre Entscheidung und hat Angst vor den Auswirkungen. Indem sie ein Meeting abhalten und einen Konsens vom Team erhalten, versuchen sie, die Schuld zu verbreiten und ihre Rechenschaftspflicht zu verringern.
  • Treffen, um Treffen zu haben. Es gibt nichts Schlimmeres, als den Tag von jemandem für das tägliche, wöchentliche oder monatliche Meeting zu unterbrechen, bei dem es keine Agenda gibt und nichts passiert. Diese Meetings sind für ein Unternehmen unglaublich teuer und kosten oft Tausende von Dollar.

Jedes Meeting sollte ein Ziel haben, das nicht unabhängig voneinander erreicht werden kann … vielleicht ein Brainstorming, das Kommunizieren einer wichtigen Botschaft oder das Aufschlüsseln eines Projekts und Zuweisen von Aufgaben. Jedes Unternehmen sollte eine Regel aufstellen – ein Meeting ohne Ziel und Agenda sollte vom Eingeladenen abgelehnt werden.

Vor vielen Jahren habe ich eine Führungsklasse durchlaufen, in der sie uns beigebracht haben, wie man Meetings abhält. Das mag lustig klingen, aber die Kosten für Besprechungen mit großen Organisationen sind erheblich. Durch die Optimierung jedes Meetings haben Sie Geld und Zeit gespart und Ihre Teams aufgebaut, anstatt sie zu verletzen.

Teambesprechungen hatten einen Leiter, a Schreiber (um sich Notizen zu machen), a Zeitnehmer (um sicherzustellen, dass das Treffen pünktlich war) und a Torhüter (um beim Thema zu bleiben). Der Zeitnehmer und der Torhüter wechselten jede Besprechung und hatten die volle Befugnis, Themen zu ändern oder eine Sitzung zu beenden.

Die letzten 10 Minuten jedes Meetings wurden verwendet, um eine zu entwickeln Aktionsplan. Der Aktionsplan hatte 3 Spalten - Wer, was und wann. In jeder Aktion wurde definiert, wer die Arbeit erledigen würde, was die messbaren Ergebnisse waren und wann sie sie haben würden. Es war die Aufgabe der Führungskräfte, die Menschen für die vereinbarten Ergebnisse zur Rechenschaft zu ziehen. Durch die Einführung dieser Regeln für Besprechungen konnten wir die Unterbrechungen der Besprechungen ändern und sie produktiver gestalten.

Ich fordere Sie auf, über jedes Meeting nachzudenken, das Sie haben, ob es Einnahmen generiert, ob es produktiv ist und wie Sie es managen. ich nutze Kalender, um meine Besprechungen zu planen und frage mich oft, wie viele Meetings ich tatsächlich hätte, wenn Sie eine Gebühr per Kreditkarte bezahlen müssten, um sie zu planen! Wenn Sie Ihr nächstes Meeting aus Ihrem Gehalt bezahlen müssten, hätten Sie es dann noch?

3 Kommentare

  1. 1

    Doug, ich möchte ein Treffen mit Ihnen vereinbaren, um mehr darüber zu diskutieren. 🙂

    Ich hörte einmal einen Komiker sagen, dass Meetings in den USA viel schneller verlaufen würden, wenn der Veranstalter das Meeting gerade damit beginnen würde, dass er alle auffordert, die Hand zu heben, wenn sie noch an dem arbeiten, woran sie gestern gearbeitet haben.

  2. 2

    Super Beitrag! Die Philosophie „Alle Meetings sind optional“ ist eigentlich ein Wegweiser einer ROWE, die mein Unternehmen seit einigen Jahren genießt. So viele von uns legen Wert auf falsche Dinge wie „Gesichtszeit“ oder das Füllen eines Stuhls zu einer voreingestellten Zeit. Meetings und Face Time sind großartig und haben im richtigen Kontext einen Wert, aber wir sollten nicht zulassen, dass diese Dinge uns die Illusion von Produktivität geben, wenn es keinen Sinn ergibt.

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