Adressstandardisierung 101: Vorteile, Methoden und Tipps

Adressstandardisierung 101: Vorteile, Methoden und Tipps

Wann haben Sie das letzte Mal festgestellt, dass alle Adressen in Ihrer Liste das gleiche Format haben und fehlerfrei waren? Nie, oder?

Trotz aller Schritte, die Ihr Unternehmen möglicherweise unternimmt, um Datenfehler zu minimieren, sind Probleme mit der Datenqualität – wie z. B. Rechtschreibfehler, fehlende Felder oder führende Leerzeichen – aufgrund manueller Dateneingabe unvermeidlich. Tatsächlich hat Professor Raymond R. Panko in seinem veröffentlichtes Papier betonte, dass Datenfehler in Tabellenkalkulationen, insbesondere bei kleinen Datensätzen, zwischen 18 % und 40 % liegen können.  

Um dieses Problem zu bekämpfen, kann die Standardisierung von Adressen eine großartige Lösung sein. Dieser Beitrag zeigt auf, wie Unternehmen von der Standardisierung von Daten profitieren können und welche Methoden und Tipps sie berücksichtigen sollten, um die gewünschten Ergebnisse zu erzielen.

Was ist Adressstandardisierung?

Adressstandardisierung oder Adressnormalisierung ist der Prozess der Identifizierung und Formatierung von Adressdatensätzen in Übereinstimmung mit anerkannten Postdienststandards, wie sie in einer maßgebenden Datenbank wie der von festgelegt sind Postdienst der Vereinigten Staaten (USPS).

Die meisten Adressen entsprechen nicht dem USPS-Standard, der eine standardisierte Adresse definiert als vollständig ausgeschrieben, mit den Standardabkürzungen des Postdienstes abgekürzt oder wie in der aktuellen ZIP+4-Datei des Postdienstes dargestellt.

Postadressierungsstandards

Die Standardisierung von Adressen wird zu einer dringenden Notwendigkeit für Unternehmen, die Adresseinträge mit inkonsistenten oder unterschiedlichen Formaten aufgrund fehlender Adressdetails (z. B. PLZ+4 und PLZ+6) oder Satzzeichen, Groß- und Kleinschreibung, Leerzeichen und Rechtschreibfehler haben. Ein Beispiel dafür ist unten angegeben:

Standardisierte Postanschriften

Wie aus der Tabelle ersichtlich, weisen alle Adressdetails einen oder mehrere Fehler auf und keine entspricht den erforderlichen USPS-Richtlinien.

Adressstandardisierung sollte nicht mit Adressabgleich und Adressvalidierung verwechselt werden. Obwohl es ähnliche gibt, geht es bei der Adressvalidierung darum, zu überprüfen, ob ein Adressdatensatz mit einem bestehenden Adressdatensatz in der USPS-Datenbank übereinstimmt. Beim Adressabgleich hingegen geht es darum, zwei ähnliche Adressdaten abzugleichen, um festzustellen, ob sie sich auf dieselbe Entität beziehen oder nicht.

Vorteile der Standardisierung von Adressen

Abgesehen von den offensichtlichen Gründen der Bereinigung von Datenanomalien kann die Standardisierung von Adressen Unternehmen eine Reihe von Vorteilen bieten. Diese schließen ein:

  • Sparen Sie Zeit bei der Überprüfung von Adressen: Ohne die Standardisierung von Adressen gibt es keine Möglichkeit zu vermuten, ob die für die Direktmailing-Kampagne verwendete Adressliste korrekt ist oder nicht, es sei denn, die Mails werden zurückgeschickt oder haben keine Antworten erhalten. Durch die Normalisierung unterschiedlicher Adressen können erhebliche Arbeitsstunden eingespart werden, da die Mitarbeiter Hunderte von Postanschriften auf Genauigkeit durchsuchen müssen.
  • Versandkosten senken: Direktmailing-Kampagnen können zu falschen oder fehlerhaften Adressen führen, die bei Direktmailing-Kampagnen zu Abrechnungs- und Versandproblemen führen können. Durch die Standardisierung von Adressen zur Verbesserung der Datenkonsistenz können zurückgesandte oder nicht zugestellte E-Mails reduziert werden, was zu höheren Rücklaufquoten bei Direktmailings führt.
  • Beseitigen Sie doppelte Adressen: Unterschiedliche Formate und Adressen mit Fehlern können dazu führen, dass doppelt so viele E-Mails an Kontakte gesendet werden, was die Kundenzufriedenheit und das Markenimage beeinträchtigen kann. Die Bereinigung Ihrer Adresslisten kann Ihrem Unternehmen helfen, verschwendete Lieferkosten zu sparen.

Wie werden Adressen standardisiert?

Jede Adressnormalisierungsaktivität sollte den USPS-Richtlinien entsprechen, damit sie sich lohnt. Unter Verwendung der in Tabelle 1 hervorgehobenen Daten sehen Sie hier, wie Adressdaten nach der Normalisierung aussehen werden.

Vor und nach der Adressstandardisierung

Die Standardisierung von Adressen umfasst einen 4-stufigen Prozess. Das beinhaltet:

  1. Adressen importieren: Sammeln Sie alle Adressen aus mehreren Datenquellen – wie Excel-Tabellen, SQL-Datenbanken usw. – in einem Blatt.
  2. Profildaten zur Fehlerprüfung: Daten-Profiling durchführen, um den Umfang und die Art der Fehler in Ihrer Adressliste zu verstehen. Dadurch erhalten Sie eine ungefähre Vorstellung von den potenziellen Problembereichen, die behoben werden müssen, bevor Sie irgendeine Art von Standardisierung durchführen.  
  3. Bereinigen Sie Fehler, um die USPS-Richtlinien zu erfüllen: Sobald alle Fehler erkannt wurden, können Sie die Adressen bereinigen und gemäß den USPS-Richtlinien standardisieren.
  4. Identifizieren und entfernen Sie doppelte Adressen: Um doppelte Adressen zu identifizieren, können Sie in Ihrer Tabelle oder Datenbank nach doppelten Zählungen suchen oder exaktes oder verwenden Fuzzy Matching Einträge zu deduplizieren.

Methoden zur Standardisierung von Adressen

Es gibt zwei unterschiedliche Ansätze zum Normalisieren von Adressen in Ihrer Liste. Diese schließen ein:

Manuelle Skripte und Tools

Benutzer können Ausführungsskripts und Add-Ins manuell finden, um Adressen aus Bibliotheken über verschiedene zu normalisieren

  1. Programmiersprachen: Mit Python, JavaScript oder R können Sie einen Fuzzy-Adressabgleich ausführen, um ungenaue Adressübereinstimmungen zu identifizieren, und benutzerdefinierte Standardisierungsregeln anwenden, die Ihren eigenen Adressdaten entsprechen.
  2. Codierungsrepositorys: GitHub stellt Codevorlagen und USPS bereit API Integration, mit der Sie Adressen verifizieren und normalisieren können.  
  3. Anwendungsprogrammierschnittstellen: Dienste von Drittanbietern, die über integriert werden können API zum Analysieren, Standardisieren und Validieren von Postanschriften.
  4. Excel-basierte Tools: Add-Ins und Lösungen wie YAddress, AddressDoctor Excel Plugin oder Excel VBA Master können Ihnen helfen, Ihre Adressen in Ihren Datensätzen zu parsen und zu standardisieren.

Ein paar Vorteile dieses Weges sind, dass er kostengünstig ist und Daten für kleine Datensätze schnell normalisieren kann. Die Verwendung solcher Skripte kann jedoch über einige tausend Datensätze hinaus auseinanderfallen und ist daher nicht für sehr große Datensätze oder solche geeignet, die über unterschiedliche Quellen verteilt sind.

Adressverifizierungssoftware

Zur Normalisierung von Daten kann auch eine handelsübliche Adressverifizierungs- und Normalisierungssoftware verwendet werden. Normalerweise verfügen solche Tools über spezifische Adressvalidierungskomponenten – wie eine integrierte USPS-Datenbank – und verfügen über vorkonfigurierte Datenprofilerstellungs- und Bereinigungskomponenten sowie Fuzzy-Matching-Algorithmen, um Adressen in großem Maßstab zu standardisieren.

Es ist auch wichtig, dass die Software hat CASS LPI-Zertifikats von USPS und erfüllt die erforderliche Genauigkeitsschwelle in Bezug auf:

  • 5-stellige Codierung – Anwenden der fehlenden oder falschen 5-stelligen Postleitzahl.
  • PLZ+4-Codierung – Anwenden des fehlenden oder falschen 4-stelligen Codes.
  • Residential Delivery Indicator (RDI) – Feststellung, ob es sich bei einer Adresse um eine Wohn- oder Geschäftsadresse handelt.
  • Lieferpunktvalidierung (PDS) – Feststellung, ob eine Adresse bis auf die Suiten- oder Apartmentnummer zustellbar ist.
  • Verbesserte Reiselinie (eLOT) – eine Sequenznummer, die das erste Auftreten einer Lieferung an den Zusatzbereich innerhalb der Transportroute angibt, und der aufsteigende/absteigende Code gibt die ungefähre Lieferreihenfolge innerhalb der Sequenznummer an. 
  • Lokalisierbarer Adresskonvertierungssystem-Link (LACSLink) – ein automatisiertes Verfahren zum Abrufen neuer Adressen für Kommunen, die ein 911-Notrufsystem implementiert haben.
  • SuiteLink® ermöglicht Kunden bereitzustellen verbesserte Geschäftsadressinformationen durch Hinzufügen bekannter sekundärer (Suite-)Informationen zu Geschäftsadressen, was eine USPS-Zustellungssequenzierung ermöglicht, wo dies sonst nicht möglich wäre.
  • Und mehr ...

Die Hauptvorteile sind die einfache Überprüfung und Standardisierung von Adressdaten, die in unterschiedlichen Systemen gespeichert sind, darunter CRMs, RDBMs und Hadoop-basierte Repositories, sowie die Geokodierung von Daten, um Längen- und Breitengradwerte zu erhalten.

Was Einschränkungen betrifft, so können solche Tools weitaus mehr kosten als manuelle Adressnormalisierungsmethoden.

Welche Methode ist besser?

Die Wahl der richtigen Methode zur Verbesserung Ihrer Adresslisten hängt ganz vom Volumen Ihrer Adressdatensätze, dem Technologie-Stack und dem Projektzeitplan ab.

Wenn Ihre Adressliste weniger als sagen wir fünftausend Datensätze umfasst, kann die Standardisierung durch Python oder JavaScript eine bessere Option sein. Wenn es jedoch dringend erforderlich ist, zeitnah eine Single Source of Truth für Adressen unter Verwendung von Daten aus mehreren Quellen zu erreichen, kann eine CASS-zertifizierte Adressstandardisierungssoftware die bessere Option sein.