Meetings: Der Tod der amerikanischen Produktivität
Besprechungen in Unternehmen sind teuer, unterbrechen die Produktivität und sind oft reine Zeitverschwendung. Hier sind drei Arten von Meetings, die der Produktivität eines Unternehmens schaden und der Unternehmenskultur irreparablen Schaden zufügen können:
- Meetings, um Rechenschaftspflicht zu vermeiden. Die Chancen stehen gut, dass Sie jemanden eingestellt haben, der für die Erledigung der Aufgabe verantwortlich ist. Wenn Sie eine Besprechung abhalten, um für sie zu entscheiden … oder schlimmer noch … um ihnen die Entscheidung abzunehmen, machen Sie einen Fehler. Wenn Sie der Person nicht zutrauen, dass sie die Arbeit erledigt, entlassen Sie sie.
- Treffen zur Verbreitung des Konsenses. Dies ist ein bisschen anders ... normalerweise vom Entscheidungsträger gehalten. Er oder sie ist sich ihrer Entscheidung nicht sicher und hat Angst vor den Folgen. Indem sie ein Meeting abhalten und einen Konsens vom Team erhalten, möchten sie die Schuld verteilen und ihre Verantwortlichkeit reduzieren.
- Treffen, um Treffen zu haben. Es gibt nichts Schlimmeres, als den Tag eines anderen für das tägliche, wöchentliche oder monatliche Meeting zu unterbrechen, bei dem es keine Tagesordnung gibt und nichts passiert. Diese Meetings sind für ein Unternehmen unglaublich teuer und kosten oft Tausende von Dollar.
Jedes Meeting sollte ein Ziel haben, das nicht alleine erreicht werden kann … vielleicht Brainstorming, das Übermitteln einer wichtigen Botschaft oder das Aufbrechen eines Projekts und das Zuweisen von Aufgaben. Jedes Unternehmen sollte eine Regel aufstellen – ein Treffen ohne Ziel und Tagesordnung sollte vom Eingeladenen abgelehnt werden.
Warum Meetings scheiße sind
Warum sind Meetings scheiße? Welche Schritte können Sie unternehmen, um Meetings produktiv zu gestalten? Ich habe versucht, all diese Fragen in dieser humorvollen (aber ehrlichen) Präsentation über Meetings zu beantworten, die ich vor etwa einem Jahrzehnt durchgeführt habe.
Dies ist eine erweiterte Ansicht der Präsentation, die ich persönlich gemacht habe. Diese Präsentation am Meetings kommt seit einiger Zeit, ich habe über Treffen geschrieben und Produktivität in der Vergangenheit. Ich habe an einer Menge Meetings teilgenommen, und die meisten von ihnen waren eine schreckliche Zeitverschwendung.
Als ich mein eigenes Unternehmen gründete, stellte ich fest, dass ich viel Zeit hatte, um durch Besprechungen aus meinem Zeitplan herausgesaugt zu werden. Ich bin jetzt viel disziplinierter. Wenn ich Arbeit oder Projekte zu erledigen habe, beginne ich, Besprechungen abzusagen und neu zu planen. Wenn Sie sich für andere Unternehmen beraten, haben Sie nur Zeit. Meetings können diese Zeit schneller verschlingen als fast jede andere Aktivität.
In einer Wirtschaft, in der die Produktivität gesteigert werden muss und die Ressourcen sinken, sollten Sie sich Meetings genauer ansehen, um Möglichkeiten zur Verbesserung beider zu finden.
Manche Leute kratzen sich am Kopf, wenn ich zu spät zu einem Meeting komme oder warum ich Meetings ablehne. Sie finden es unhöflich, dass ich zu spät komme... oder gar nicht auftauche. Was sie nie erkennen, ist, dass ich nie zu spät zu einem würdigen Treffen komme. Ich finde es unhöflich, dass sie das Treffen abgehalten oder mich überhaupt eingeladen haben.
10 Regeln für Meetings
- Würdige Treffen sollten eine haben Veranstaltungen Dazu gehört, wer anwesend ist, warum jeder von ihnen dort ist und was das Ziel des Treffens ist.
- Es werden würdige Versammlungen einberufen wenn gebraucht. Besprechungen, die sich wiederholen, sollten abgesagt werden, wenn an diesem Tag in der Besprechung kein Ziel erreicht wird.
- Würdige Meetings bringen die richtigen Köpfe zusammen, um als zu arbeiten Team um ein Problem zu lösen, einen Plan zu entwickeln oder eine Lösung umzusetzen. Je mehr Leute eingeladen werden, desto schwieriger ist es, einen Konsens zu erzielen.
- Würdige Treffen sind nicht der richtige Ort Attacke oder versuchen, andere Mitglieder in Verlegenheit zu bringen.
- Würdige Begegnungen sind ein Ort der Umwelt und Kunden, Inklusion, Teamarbeit und Unterstützung.
- Würdige Treffen beginnen mit einer Reihe von Ziele zu vervollständigen und mit einem Aktionsplan abzuschließen, wer, was und wann die Arbeit erledigen wird.
- Würdige Versammlungen haben Mitglieder, die das halten Thema auf Kurs, damit die kollektive Zeit aller Mitglieder nicht verschwendet wird.
- Würdige Treffen sollten einen Namen haben Standorte das ist allen Mitgliedern im Voraus bekannt.
- Würdige Besprechungen sind nicht der Ort, um sich persönlicher Verantwortung für seinen Job zu entziehen und dies zu versuchen Bedecke deinen Hintern (das ist E-Mail).
- Würdige Meetings sind nicht der Ort, um anzugeben und zu versuchen Publikum bekommen (das ist eine Konferenz).
Wie man ein produktives Meeting führt
Vor vielen Jahren ging ich durch einen Führungskurs, wo sie uns beibrachten, wie man Meetings abhält. Das mag komisch klingen, aber die Kosten für Meetings mit großen Organisationen sind erheblich. Indem Sie jedes Meeting optimiert haben, haben Sie Geld gespart, die Zeit der Einzelnen zurückgewonnen und Ihre Teams aufgebaut, anstatt sie zu verletzen.
Teambesprechungen hatten:
- Führungskräfte – die Person, die das Meeting mit einem bestimmten Ziel oder bestimmten Zielen im Hinterkopf hält.
- Schreiber – eine Person, die die Notizen des Treffens und den Aktionsplan zur Verteilung dokumentiert.
- Zeitnehmer – eine Person, deren Aufgabe es ist, die Sitzung und einzelne Sitzungsabschnitte pünktlich einzuhalten.
- Pförtner – eine Person, deren Aufgabe es ist, das Meeting und einzelne Segmente des Meetings zum Thema zu führen.
Die letzten 10 Minuten jedes Meetings wurden verwendet, um eine zu entwickeln Aktionsplan. Der Aktionsplan hatte drei Säulen: Wer, was und wann. In jeder Aktion wurde definiert, wer die Arbeit erledigen würde, was die messbaren Ergebnisse waren und wann sie fertig sein würden. Es war die Aufgabe der Führungskräfte, die Menschen für die vereinbarten Ergebnisse zur Rechenschaft zu ziehen. Durch die Einführung dieser Regeln für Besprechungen haben wir begonnen, Besprechungen nicht mehr störend, sondern produktiver zu gestalten.
Ich fordere Sie auf, über jedes Ihrer Meetings nachzudenken, ob es umsatzgenerierend, ob es produktiv ist und wie Sie es verwalten. Ich nutze Terminplanung Und ich frage mich oft, wie viele Meetings ich tatsächlich hätte, wenn die Leute, die mich eingeladen haben, für die Terminvereinbarung eine Gebühr per Kreditkarte bezahlen müssten! Hätten Sie es noch, wenn Sie Ihr nächstes Meeting aus Ihrem Gehalt bezahlen müssten?