Workflows: Best Practices für die Automatisierung der heutigen Marketingabteilung

Arbeitsablauf

Im Zeitalter des Content-Marketings, von PPC-Kampagnen und mobilen Apps haben veraltete Tools wie Stift und Papier in der heutigen dynamischen Marketinglandschaft keinen Platz mehr. Immer wieder greifen Vermarkter jedoch auf veraltete Tools für ihre wichtigen Prozesse zurück, sodass Kampagnen anfällig für Fehler und Missverständnisse sind.

Umsetzung automatisierte Workflows ist eine der intelligentesten Methoden, um diese Ineffizienzen auszumerzen. Mit besseren Tools können Vermarkter ihre sich wiederholenden, umständlichen Aufgaben genau bestimmen und automatisieren, das Fehlerrisiko minimieren und ein Sicherheitsnetz erstellen, um zu verhindern, dass Dokumente in einem Posteingang verloren gehen. Durch die Rationalisierung der Arbeitsabläufe erhalten Marketer Stunden in ihrer Woche, um detaillierte Kampagnen schneller und effizienter zu planen und auszuführen.

Die Automatisierung ist ein einfacher Ausgangspunkt, um gemeinsame Aktivitäten, von kreativen Konzeptüberprüfungen bis hin zu Budgetgenehmigungen, in die Zukunft zu verschieben. Keine Transformation ist jedoch ohne Herausforderungen. Dies sind zwei der Hauptprobleme, auf die Unternehmen stoßen, wenn sie die Workflow-Automatisierung vorantreiben und wie Marketingfachleute um sie herum navigieren können:

  • Ausbildung: Erfolgreich adoptieren Workflow-Automatisierungstechnologie hängt von der Unterstützung der gesamten Abteilung (oder Organisation) ab. Innovative Technologie - und insbesondere Automatisierung - hat seit der industriellen Revolution Bedenken hinsichtlich der Arbeitsplatzsicherheit ausgelöst. Diese Angst, die oft nicht von der Technologie herrührt, sondern von der einfachen Angst vor dem Unbekannten, kann die Adoption entgleisen lassen, bevor sie überhaupt beginnt. Je mehr Marketingleiter ihre Teams über den Wert der Automatisierung aufklären, desto einfacher wird es, den Stress des Wandels zu verringern. Zu Beginn des Bildungsprozesses muss die Automatisierung als Instrument positioniert werden, das die unerwünschten Elemente der Arbeit von Marketingfachleuten beseitigt , nicht als Maschine, die das Individuum ersetzt. Die Aufgabe der Automatisierung besteht darin, die grundlegenden Aufgaben wie lange E-Mail-Ketten während eines Genehmigungsprozesses zu entfernen. Rollenspezifische Demonstrationen oder Coaching-Sitzungen sind eine Möglichkeit, den Mitarbeitern aus erster Hand zu zeigen, wie sich ihr Arbeitstag verbessern wird. Durch die Quantifizierung des Zeit- und Arbeitsaufwands sparen die Mitarbeiter bei allgemeinen Aufgaben wie der Überprüfung kreativer Änderungen oder Vertragsgenehmigungen einen besseren Einblick in die Auswirkungen der Technologie auf ihren Alltag.

    Die Ausbildung kann jedoch nicht mit einem halbtägigen Treffen oder Training enden. Durch das Ermöglichen, dass Benutzer in Einzel-Coaching-Sitzungen und Online-Ressourcen in ihrem eigenen Tempo lernen, können Marketer den Adoptionsprozess selbst in die Hand nehmen. In diesem Sinne sollten Vermarkter bei der Entwicklung dieser Ressourcen eng einbezogen werden. Während die Entscheidung für die Digitalisierung von oben nach unten getroffen werden kann und die IT-Abteilung wahrscheinlich die Workflows entwickeln wird, kennen die Vermarkter letztendlich ihre Anwendungsfälle und Projektanforderungen am besten. Das Erstellen von Lernmaterialien, die auf die spezifischen Aktivitäten der Marketingabteilung zugeschnitten sind, anstelle von IT-Fachjargon, gibt Endbenutzern einen Grund, mehr in die Adoptionsbemühungen zu investieren.

  • Definierte Prozesse: Die Regel "Müll rein, Müll raus" gilt vollständig für die Workflow-Automatisierung. Durch die Automatisierung eines fehlerhaften oder schlecht definierten manuellen Prozesses wird das zugrunde liegende Problem nicht behoben. Bevor Workflows digitalisiert werden können, müssen Marketingabteilungen in der Lage sein, ihre Prozesse zu kodifizieren, um sicherzustellen, dass anfängliche Aufgaben die entsprechenden sequentiellen Aktionen auslösen. Während die meisten Unternehmen ihre Arbeitsabläufe allgemein verstehen, umfassen diese Prozesse in der Regel eine Reihe von scheinbar kleinen Schritten, die während des digitalen Übergangs als selbstverständlich angesehen und häufig vergessen werden. Beispielsweise suchen Marketingabteilungen in der Regel zuvor mehrere Kopienbearbeitungen an einem einzelnen Sicherheitenstück Übergang zur Druckphase. Die Schritte zur Abmeldung und die am Bearbeitungsprozess beteiligten Parteien können sich jedoch in mehreren Abteilungen stark unterscheiden. Wenn Vermarkter in der Lage sind, den eindeutigen Prozess für jede Aufgabe zu kodifizieren, ist das Einrichten eines Workflows ein einfacher Prozess.

    Die Automatisierung von Geschäftsprozessen erfordert ein tiefes Verständnis der Schritte, Personen und Governance, um Unklarheiten zu vermeiden, die das Endergebnis negativ beeinflussen können. Bei der Umsetzung der Workflow-Technologie sollten Vermarkter die Wirksamkeit automatisierter Prozesse im Vergleich zu ihren manuellen Gegenstücken kritisch prüfen. Im besten Fall ist die Workflow-Automatisierung eine iterative Anstrengung, die den Marketingabteilungen hilft, sich ständig zu verbessern.

Endlose Möglichkeiten

Die Einrichtung automatisierter Workflows könnte der Ausgangspunkt für einen größeren digitalen Übergang am Arbeitsplatz sein. Marketingabteilungen werden häufig durch verlangsamte und ineffiziente Arbeitsabläufe als Geiseln gehalten, sodass weniger Zeit für die Planung und Implementierung von Kampagnen bleibt. Die Automatisierung ist ein Schritt in die richtige Richtung, wenn sie gründlich geplant und mit umfassendem Wissen über die möglicherweise auftretenden Herausforderungen implementiert wird. Sobald die Workflows eingerichtet sind und reibungslos funktionieren, können Marketer die gesteigerte Produktivität und Zusammenarbeit genießen, die mit definierten automatisierten Workflows verbunden ist.

SpringCM Workflow-Designer

SpringCM Workflow-Designer Bietet eine moderne Benutzererfahrung zum Einrichten von Workflows für Aktionen, die in einer Datei, einem Ordner oder sogar von externen Systemen wie Salesforce ausgeführt werden. Automatisieren Sie Verwaltungsaufgaben, starten Sie erweiterte Workflows oder markieren Sie Dokumente und Berichte. Sie können beispielsweise Regeln erstellen, um ein einzelnes Dokument oder eine Gruppe verwandter Dokumente automatisch an einen bestimmten Ordner weiterzuleiten. Oder definieren Sie durchsuchbare benutzerdefinierte Tags, die mit CRM-Systemen (Customer Relationship Management) synchronisiert und automatisch mit bestimmten Dokumenten verknüpft werden, um die Nachverfolgung und Berichterstellung zu erleichtern.

SpringCM-Workflow-Vorlage

Intelligente Regeln Ermöglichen Sie eine signifikante Prozessautomatisierung mit wenig oder keiner Codierung. Leiten Sie Verträge oder Dokumente automatisch an Personen innerhalb oder außerhalb Ihres Teams weiter. Erweiterte Workflows sind besonders nützlich bei der Vertrags- oder Dokumentenerstellung, wenn Sie vordefinierte Daten verwenden können, um menschliches Versagen zu reduzieren, die Verteilung zur Genehmigung zu automatisieren und genehmigte Versionen mit minimaler Benutzerinteraktion zu archivieren.

Durch die genaue Suche können Benutzer ein Dokument schnell finden, indem sie nach Metadaten wie Vertragsstartdatum oder Kundenname suchen. Sie können festlegen, wie Dokumente entsprechend ihren spezifischen Geschäftsanforderungen gekennzeichnet werden sollen. Diese Tags können mit CRMs synchronisiert werden, damit Verkaufsteams mit denselben Kundendaten arbeiten, und sie können genutzt werden, um Verträge zu verfolgen, die nicht standardmäßige oder ausgehandelte Klauseln enthalten.

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