RFP360: Neue Technologie, um RFPs zu entlasten

RFP360

Ich habe meine ganze Karriere in der Software-Vertrieb und Marketing ausgegeben. Ich habe zu bringen, in heißen Leitungen geschubst, den Verkaufszyklus beschleunigen, Sicherheit und Transparenz gewinnen - was bedeutet, dass ich Hunderte von Stunden meines Lebens darüber nachzudenken, arbeiten und die Reaktion auf RFPs investiert haben - ein notwendiges Übel, wenn es um die Gewinnung neuer Unternehmen kommt .

RFPs hat immer wie eine nie enden Schnitzeljagd fühlt - ein kläglich langsamer Prozess, der zwangsläufig Antworten aus dem Produktmanagement der Jagd nach Bedarf laufen Konflikte mit rechtlichem, Fehlerbehebung bei Problemen mit IT und Zahlen mit Finanzen zu bestätigen. Diejenigen, die vertraut sind, wissen - die Liste geht weiter. Marketing-, Vertriebs- und Geschäftsentwicklungsfachleute verbringen unzählige Stunden damit, frühere Antworten auf sich wiederholende Fragen ineffizient zu sichten, Antworten auf neue Fragen zu suchen, die Informationen zu überprüfen und immer wieder Genehmigungen einzuholen. Der Prozess ist komplex, zeitaufwändig und belastet die Ressourcen eines Unternehmens. 

Trotz der rasanten technologischen Entwicklung hat sich für viele Unternehmen der RFP-Prozess gegenüber meinen Erfahrungen zu Beginn meiner Karriere vor mehr als einem Jahrzehnt kaum verändert. Marketingteams verwenden immer noch manuelle Prozesse, um Vorschläge zusammenzustellen. Dabei werden Antworten aus einer beliebigen Anzahl von Quellen verwendet, die sich möglicherweise in Excel-Tabellen, freigegebenen Google-Dokumenten und sogar in E-Mail-Archiven befinden.

Das gesagt ist, nicht nur wollen wir dringend der RFP-Prozess effizienter waren, die Industrie beginnt sie zu verlangen, das ist, wo Software Schwellen steht enorme Auswirkungen auf die RFP Landschaft zu machen.

Vorteile der RFP-Software

Abgesehen davon, dass die Erstellung eines RFP weniger schmerzhaft ist; eine schnelle, wiederholbare Verfahren zur RFPs Festlegung kann einen direkten Einfluss auf den Umsatz. Hier setzt die aufstrebende RFP-Technologie an.

RFP-Software zentralisiert und Kataloge häufig gestellte Fragen und Antworten in einer Inhaltsbibliothek. Die meisten dieser Lösungen sind Cloud-basiert und unterstützen die Zusammenarbeit zwischen Angebotsmanagern, Fachexperten und Genehmigern auf Führungsebene in Echtzeit.

Bestimmtes, RFP360 ermöglicht Benutzern schnell: 

  • Speichern, suchen und wiederverwenden Sie Inhalte mit einer benutzerdefinierten Knowledge Base
  • Arbeiten Sie mit Kollegen an derselben Version eines einzelnen Dokuments
  • Weisen Sie Fragen, Spur Fortschritt und automatisieren Erinnerungen
  • Automatisieren Sie Antworten mit AI, die Fragen identifiziert und die richtige Antwort auswählt
  • Greifen Sie auf die Knowledge Base zu und bearbeiten Sie Vorschläge in Word, Excel und Chrome mit Plug-Ins.

Desktop-Responder

Infolgedessen können Benutzer von a RFP360‚Vorschlag Management-Lösung hat berichtet, dass sie in der Lage waren, dramatisch Gesamtreaktionszeiten verkürzen, erhöht die Anzahl der RFPs sie in der Lage ist zu vervollständigen, und zur gleichen Zeit zur Verbesserung ihrer allgemeinen Gewinnraten.

Wir haben in diesem Jahr auf 85 Prozent mehr Ausschreibungen geantwortet als im letzten Jahr und unsere Fortschrittsrate um 9 Prozent erhöht.

Erica Clausen-Lee, Chief Strategy Officer bei InfoMart

Mit schnelleren Antworten haben Sie insgesamt mehr Möglichkeiten, konsistente, genaue und effiziente Antworten zu liefern, die mit größerer Wahrscheinlichkeit das Geschäft gewinnen.

Steigern Sie die RFP-Konsistenz

Mit Hilfe der Knowledge Base-Plattform, Benutzer auf einfache Weise speichern, organisieren, suchen und letzten Vorschlag Wiederverwendung von Inhalten, so dass ihnen einen Vorsprung auf RFP Antworten zu geben. Ein zentraler Hub für Angebotsinhalte verhindert, dass Ihr Team vorhandene Antworten neu schreibt. So können Sie Daten sammeln und die besten Antworten für die zukünftige Verwendung aufbewahren.

Wir haben die Sicherheit zu wissen, dass unser Wissen sicher und konsistent ist. Wir müssen uns keine Sorgen machen, dass wir KMU-Fachwissen verlieren, wenn jemand aufgibt oder Urlaub macht. Wir verbringen keine Stunden damit, frühere Antworten zu suchen und herauszufinden, wer was tut, da alle Fragen und Antworten in RFP360 genau dort sind.

Beverly Blakely Jones von National Geographic Learning | Cengage Case Study

Verbessern Sie die RFP-Genauigkeit 

Fehlerhafte oder veraltete Antworten können für das erfahrensten Teammitglied zu fangen, auch schwierig sein. Wenn es mit dem häufig auftretenden schnellen Drehschluss auf einem RFP, das Risiko der Bereitstellung von fehlerhaften Informationen Verbindungen gepaart. Leider können ungenaue Informationen auch extrem teuer sein, dass es Ihnen das sehr Geschäft kosten können Sie verfolgen wollen. Eine falsche RFP-Antwort kann zum Ausschluss von der Prüfung, zu längeren Verhandlungen, zu Verzögerungen bei der Auftragsvergabe oder zu Schlimmerem führen.

Cloud-basierte RFP-Software löst dieses Problem, indem sie Teams ihre Antworten von überall und zu jeder Zeit mit dem Vertrauen zu wissen, um die Änderung zu aktualisieren, systemweite reflektiert.

Beispielsweise ist diese Art von Funktionalität ein großes Werkzeug zu haben, wenn ein Produkt oder eine Dienstleistung erfährt Updates häufig, die in einer Standardantwort aufgenommen werden müssen. In vielen Fällen müssen die Teams angesichts dieser Art von Änderungen ein gesamtes Organigramm durchlaufen, um sicherzustellen, dass Aktualisierungen institutionell übernommen werden, und anschließend mit jedem Mitglied nachverfolgen, um sicherzustellen, dass sie auf individueller Ebene vorgenommen wurden, und gleichzeitig jeden Vorschlag vorab überprüfen hinausgehen. Es ist anstrengend.

Cloud-basierte RFP-Software verwaltet diese Änderungen für das gesamte Unternehmen und dient als eine einzige Clearingstelle für die Weiterentwicklung von Inhalten.

Verbessern Sie die RFP-Effizienz

Der größte Vorteil von RFP-Software ist, wie schnell die Effizienz verbessert wird - in seiner eigenen Art und Weise, es ist die Zeit nimmt, ist die Differenz ein RFP mit dieser Art von Technik zu bauen, vergleichbar zwischen Fahr von Küste zu Küste und Fliege. Viele RFP-Softwarelösungen, einschließlich RFP360, sind auch Cloud-basiert, was eine schnelle Bereitstellung ermöglicht, was bedeutet, dass die Ergebnisse fast sofort vorliegen.

Time to Value (TtV) ist die Idee, dass es eine Uhr gibt, die erfasst, wie lange ein Kunde vom unterschriebenen Vertrag bis zum „ah-ha-Moment“ braucht, wenn er den Wert vollständig versteht und das Potenzial der Software freisetzt. Bei RFP-Software tritt dieser Moment normalerweise einige Wochen nach Vertragsunterzeichnung auf, wenn der Benutzer mit dem Customer Experience Team an seinem ersten RFP arbeitet. Die Standardantworten und der erste Vorschlag werden in das System hochgeladen, dann der ah-ha-Moment - die Software erkennt die Fragen und fügt die richtigen Antworten ein, die durchschnittlich etwa 60 bis 70 Prozent des RFP ausfüllen - in einem Moment. 

Wir haben festgestellt, dass die Benutzeroberfläche des RFP360 am intuitivsten und einfachsten zu bedienen ist. Es gab eine sehr minimale Lernkurve für uns, und dadurch konnte unsere Leistung fast sofort gesteigert werden.

Emily Tippins, Vertriebsadministratorin für Swish Maintenance | Fallstudie

Die Entwicklung des RFP-Prozesses gibt den Benutzern Zeit, sich auf übergeordnete strategische Initiativen zu konzentrieren. 

Es hat uns definitiv effizienter gemacht. RFP360 hat uns unsere Zeit zurückgegeben und uns ermöglicht, unsere Projekte wirklich auszuwählen. Wir sind nicht mehr hektisch. Wir können tief durchatmen, uns darauf konzentrieren, strategisch zu sein und sicherstellen, dass wir die richtigen Projekte auswählen und qualitativ hochwertige Antworten geben.

Brandon Fyffe, Business Development Associate bei CareHere

RFP-Technologie Must-Haves

  • Geschäft jenseits von RFPs - Response-Software ist nicht nur für RFPs, können Sie auch Anfragen verwalten Informationen (RFIs), Sicherheit und Due-Diligence-Fragebogen (DDQs), Anträge auf Qualifikationen (RFQs) und vieles mehr. Die Technologie kann für jede Art von standardisiertem Frage- und Antwortformular mit wiederholbaren Antworten verwendet werden.
  • Best-in-Class-Benutzerfreundlichkeit und Unterstützung - Nicht jeder, der auf RFPs arbeitet, ist ein Super-User. RFPs erfordert eine Eingabe von vielen Abteilungen und Fachexperten mit unterschiedlichen technischen Fähigkeiten. Wählen Sie eine benutzerfreundliche und intuitive Lösung mit hervorragender Kundenbetreuung.
  • Erfahrung und Stabilität - Wie bei jedem SaaS-Technologieanbieter können Sie von Ihrer RFP-Technologie regelmäßige Updates und Verbesserungen erwarten. Stellen Sie jedoch sicher, dass das Unternehmen über die Erfahrung verfügt, wirklich nützliche Funktionen bereitzustellen, auf die Sie zählen können.
  • Wissensdatenbank  - Jede RFP Lösung sollte eine durchsuchbaren Content-Drehscheibe umfasst, die Ihre Benutzer ermöglichen, auf einfache Weise zusammenarbeiten und Aktualisierungen zu den ihnen zugewiesenen Antworten. Suchen Sie nach einer Lösung, die KI nutzt, um ihre Antworten häufig gestellte Fragen zu entsprechen.
  • Intelligent-Plug-In und Integrationen - Die RFP-Technologie sollte mit den von Ihnen verwendeten Programmen funktionieren. Geben Sie für Plug-Ins, mit denen Sie Ihre Wissensbasis verwenden, während der Arbeit an Ihrer Antwort in Programmen wie Word oder Excel. Die Software sollte auch mit dem wichtigsten CRM und Produktivitätsanwendungen integrieren nahtlos Ihre RFP bestehenden Prozesse unterstützen.

Verschwenden Sie weniger Zeit und gewinnen Sie mehr RFPs

Bei RFPs geht es ums Gewinnen. Sie sollen dem Käufer bei der Entscheidung helfen, wer der Beste ist. Je schneller Sie nachweisen können, dass Ihr Unternehmen der Rechnung entspricht, desto besser. RFP-Software beschleunigt Ihren Prozess, um Sie schneller in Betracht zu ziehen, mehr Geschäfte abzuschließen und Ihnen noch mehr Gewinnchancen zu bieten.

Da Marketingteams noch besser auf die Umsatzoperationen ausgerichtet sind und mit diesen zusammenarbeiten, wird die RFP-Technologie für den Prozess noch wichtiger. Die Nachfrage nach schnellen RFP-Antworten lässt nicht nach. Warten Sie also nicht länger, bis Sie keine Technologie mehr einsetzen können, die Ihnen Zeit bei Ihren RFPs spart. Ihre Konkurrenten werden es sicherlich nicht.

Fordern Sie eine RFP360 Demo

Was denken Sie?

Diese Seite verwendet Akismet, um Spam zu reduzieren. Erfahren Sie, wie Ihre Kommentardaten verarbeitet werden.